Programe de facturare în UK

În acest articol, veți învăța cum să folosiți InvoiceOcean*, un program pentru emiterea facturilor în UK.

pagina de pornire a companiei

În cadrul desfășurării unei afaceri în UK (sau oriunde altundeva), adesea emitem facturi, iar astăzi vă voi prezenta un program care vă poate ajuta cu acest lucru.

Cei mai mulți liber-profesioniști români din UK folosesc așa-numitul “facturier” – un simplu carnețel cu facturi goale, care urmează să fie completate.

Funcționează destul de bine, dar eu cred că versiunea electronică e o alegere mai potrivită.

Folosirea unui program de contabilitate ne oferă mai multe opțiuni. Putem, de exemplu, crea oferte pe lângă facturi, toate documentele sunt stocate în siguranță și disponibile oricând, le putem trimite prin e-mail și tot așa.

În plus, o factură care arată bine denotă profesionalism și îmbunătățește imaginea companiei. Într-un cuvânt, merită măcar să încercăm varianta electronică, iar dacă funcționează, să facem tranziția de tot.

Desigur, există o mulțime de soluții pe piață, dar astăzi vă voi vorbi despre programul InvoiceOcean.

InvoiceOcean este un program de contabilitate pentru firme mici, medii și mari, oferind opțiuni printre care se numără emiterea facturilor, evaluările, notele de creditare, cheltuieli și diverse tipuri de rapoarte.

Cu ajutorul acestei aplicații, emitem facturi în diferite limbi și valute și ne contactăm clienții direct prin intermediul ei, integrând de asemenea sistemul de contabilitate cu banca, depozitul și cu plățile.

După cum am spus, este o unealtă flexibilă, dar haideți să începem cu o operațiune foarte simplă – crearea primei facturi.

Cum se folosește InvoiceOcean?

Mergeți la site-ul InvoiceOcean*, dați click pe Try for free (Încercați gratuit) și apoi introduceți adresa de e-mail și parola.

La pasul al doilea, introduceți numele de utilizator – preferabil al companiei.

Asta e totul. Autentificarea are loc automat și veți putea crea primul document.

Cum creez primul meu document?

După înregistrare, dați click pe butonul Invoice (Factură) 🙂

Se va deschide un model de factură care trebuie completat. Programul dispune de câteva opțiuni interesante pentru a ne face munca mai ușoară. La capitolul organizare, ne ajută prin faptul că numerotează automat următoarea factură în funcție de formatul pe care l-am adoptat.

Opțiunea implicită este de numere consecutive începând de la 1, dar puteți alege alt format de la Settings > Account settings > Numbering format (Setări > Setări cont > Format număr).

Eu am decis să schimb formatul la An/Număr, deci factura de astăzi va avea formatul 2021/1, iar cea de mâine 2021/2.

Lângă număr, specificăm data documentului. Automat va fi selectată data de astăzi, dar puteți alege și una din trecut, respectiv din viitor.

În continuare, trebuie specificat numele vânzătorului și cumpărătorului (clientului companiei). În scop demonstrativ, să presupunem că eu sunt liber profesionist și ofer un serviciu simplu unui client, persoană privată. Voi completa câmpurile după cum urmează:

invoice ocean screenshot

Crearea următoarelor facturi va fi mult mai ușoară deoarece programul va ține minte vânzătorul și detaliile clientului. Detaliile vânzătorului vor fi completate automat, iar fiecare client nou va fi adăugat în baza de date și poate fi selectat cu ușurință din listă atunci când serviciul se repetă.

Să trecem acum la descrierea conținutul acestei facturi. Să zicem că afacerea mea oferă servicii de grădinărit, iar factura se referă la îngrijirea gazonului. Introduc numele serviciului, cantitatea și prețul (preț net pe unitate).

Pentru că nu sunt plătitor de TVA, dezactivez (Disable) indicatorul acestei taxe. De asemenea, nu adaug nicio reducere (Add Discount).

La final, trebuie să specific cum doresc să primesc banii – Payment type (Metoda de plată) și Due date (Data scadentă). Să presupunem că vreau ca acest client să îmi trimită banii în cont (Transfer) cât de repede posibil (Immediately).

invoice ocean screenshot 2

InvoiceOcean este un instrument foarte flexibil, iar printre opțiunile sale putem găsi și Invoice Status (statusul sau starea facturii, unde putem indica dacă aceasta a fost deja plătită), câmpuri pentru semnătura Vânzătorului și a Cumpărătorului, informații despre valută, parametri adiționali pentru imprimarea facturii etc.

Însă, nu este obligatoriu ca o companie să folosească toate aceste opțiuni, putând foarte bine să se limiteze la informațiile de bază. Voi include totuși o mică notiță – îi voi mulțumi clientului pentru utilizarea serviciului. Prin urmare, în câmpul Notes

(Notițe), voi scrie ‘Thank you for your business, John!’ (Mulțumesc că ai apelat la serviciile mele, John!)

Apăs butonul Save (Salvare) și salvez documentul.

invoice ocean screenshot 3

După cum putem vedea, factura este salvată și o putem vizualiza în întregime. Dacă am făcut o greșeală, vrem să adăugăm ceva ș.a., putem edita factura prin Edit (Editare).

În mare, sunt mulțumit de factură, dar nu îmi văd logo-ul pe ea. Ar fi o idee bună să adăugăm logo-ul, fiind un detaliu care denotă atenție și profesionalism din partea companiei.

Dau click pe butonul Add logo (Adaugă logo) și selectez un fișier din calculator.

invoice ocean screenshot 4

Mult mai bine 🙂

Factura poate fi acum imprimată, descărcată în format PDF sau trimisă direct clientului. Cred că ultima opțiune este cea ideală în cazul meu. Dau click pe butonul Send (Trimite) din partea de sus a paginii și, în formularul de e-mail, introduc adresa clientului și selectez opțiunea de a trimite documentul ca atașament.

invoice ocean screenshot 5

Apăs din nou butonul Send iar, după câteva secunde, clientul primește un e-mail cu factura. Toate facturile create sunt vizibile selectând Income > Invoice (Venituri > Facturi) din meniul de sus.

După cum putem vedea, crearea unei facturi în UK este foarte simplă și nu durează decât câteva minute. Mai mult, sistemul își amintește anumite informații, ceea ce înseamnă că următoarele documente vor fi și mai ușor de creat.

Cât costă crearea acestor facturi în UK?

În funcție de nevoile companiei noastre, InvoiceOcean oferă mai multe pachete. Dacă nevoile noastre sunt limitate și creăm maxim 3 facturi pe lună, putem folosi programul gratuit. Pachetul de bază (Basic) pentru liber-profesioniști (mici antreprenori, mici start-up-uri) costă £5.59 pe lună.

Companiile mai mari pot folosi pachetele Professional și Enterprise pentru £10.39, respectiv £19.99 pe lună.

tarifarea programului de facturare

Indiferent de pachetul pe care îl alegeți, puteți testa InvoiceOcean gratuit timp de 30 de zile. Eu cred că merită din plin.

Sper că informațiile conținute în acest articol vă vor fi de folos și vă vor ajuta pe cât posibil la gestionarea afacerilor în UK. Ca întotdeauna, vă îndemn să lăsați comentarii la articol și să puneți oricâte întrebări doriți.

No comments yet.

Faci un comentariu sau dai un răspuns?

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.